W ostatnich wpisach opowiadałam wam, jak wygląda proces projektowy oraz co poza samym projektowaniem składa się na pracę architekta wnętrz. Dzisiaj idziemy oczko wyżej w fazach wtajemniczenia. Opiszę wam jak wygląda prowadzenie własnej pracowni projektowej i z jakimi dodatkowymi zadaniami się wiąże. A tych dodatkowych zadań jest sporo 😉

 

Oczekiwania kontra rzeczywistość

Powiem wam szczerze, że mimo że robiłam bardzo dokładny research przez założeniem własnej firmy, ostatecznie moja nowa codzienność była dla mnie zaskoczeniem. Trochę z sentymentem postaram się teraz cofnąć do czasów, kiedy pracowałam na etacie i planowałam swoją ucieczkę z tegoż etatu. Jakie były wtedy moje wyobrażenia? Przede wszystkim wydawało mi się, że moimi głównymi problemami będą:
– trudy związane z księgowością i papierkową robotą
– niedostatek klientów
– produktywność przy pracy z domu

I tyle. Śmiać mi się chce jak teraz o tym pomyślę 🙂 Wydawało mi się, że będę tonąć w fakturach, ciągle jeździć po urzędach i codziennie wisieć na telefonie z moją księgową. Na szczęście tak nie jest. Wcale papierkowa robota i księgowo-prawna strona biznesu nie jest taka trudna i nie zajmuje aż tak dużo czasu. To znaczy jest trudna, bo nasze polskie prawo podatkowe jest mocno skomplikowane. I dlatego każdemu polecam zainwestować w księgową (księgowego), by samodzielnie nie wyważać otwartych drzwi. Na początku trzeba z księgową kilka rzeczy ustalić i kilku rzeczy się nauczyć, potem już idzie z górki 🙂 Oczywiście warto mieć włączoną czujność – polskie prawo podatkowe lubi się zmieniać, a sporo zasad jest zależnych od tego, czy firma przekracza jakiś próg dochodów lub nie. Te progi wcale nie muszą być jakieś szalenie wysokie. Warto więc trzymać rękę na pulsie i w miarę możliwości pamiętać o tych wszystkich zasadach, żeby szybko zorientować się, jeśli przestaniemy im podlegać. 

Niedostatek klientów. Ten lęk jest daleki od absurdalnego. Na samym portalu Homebook w Małopolsce są 443 biura projektowe (więcej tylko w województwie Mazowieckim). W Polsce w sumie ponad 3600 firm. Wiele z nich działa on-line w całym kraju. Również wielu pracowników tych biur działa po godzinach jako freelancerzy i nie mają założonych oficjalnych profili na tego typu portalach. Czy można więc powiedzieć, że konkurencja na rynku architektury wnętrz jest ogromna? Tak. Czy jest to absolutnie niemożliwe żeby się wybić i przyciągnąć klientów? Nie. Nie ma jednak co liczyć, że klienci sami nas znajdą, a my możemy siedzieć i czekać na nich z założonymi rękami. Tak dobrze to nie ma 🙂

No i praca jako własny szef, czyli pełen wpływ na to ile czasu spędzamy w pracy i czy faktycznie pracujemy – czy się fejsbukujemy. Osobiście jako urodzony pracoholik na całe szczęście ani przez chwilę nie miałam z tym problemu. Ustaliłam sobie godziny pracy podobne do dotychczasowych i nie pozwoliłam sobie na wyjście z rytmu. Nawet nie mając w pierwszych 2 miesiącach takiej ilości projektów, żeby mieć nad czym pracować non-stop – działałam nad rzeczami związanymi z firmą, żeby cały czas coś robić. Dopracowywałam stronę internetową, ofertę, działałam w mediach społecznościowych, uczyłam się prowadzenia biznesu z podcastów i audiobooków. Wbrew pozorom początkowo, gdy się nie jest bardzo bardzo zajętym, można dużo zdziałać w tak zwanym międzyczasie. I w wielu przypadkach ta odrobina luzu w kalendarzu już później nie wraca, więc trzeba korzystać 😉

 

 

Co faktycznie składa się na moją nową codzienność

1. Maile, maile i jeszcze raz maile

Zerknęłam na swojego toggla* i w ostatnich miesiącach siedzenie nad mailami zajmowało mi ok. 11% totalnego czasu pracy. I tutaj jestem zaskoczona, bo wydawało mi się, że znacznie więcej 🙂 Komunikacja z obecnymi klientami lub z potencjalnymi przyszłymi klientami (którzy przeszli już przez etap oferty) przebiega u mnie głównie poprzez maile. Rzadziej spotkania – z uwagi na moją działalność on-line w całym kraju i za granicą. Pod kątem mailowym najtrudniejsze są poniedziałki. Dość często moje poniedziałki wyglądają tak, że odpisuję na maile od rana do godziny 14, 15, 16… Poprzez maile ustalam szczegóły projektów, dalszych kroków współpracy itd.

*Toggl to narzędzie dostępne na stronie toggl.com – pozwala na śledzenie, podliczanie i analizowanie tego, ile czasu spędziliśmy nad konkretnym projektem, zadaniem. Jest to narzędzie w wersji również bezpłatnej, należy się tylko zarejestrować. Serdecznie polecam każdemu, kto lubi trzymać rękę na pulsie. A także dla osób, które mają problem z tym, że dzień się już kończy, a oni jakimś cudem jeszcze nic nie zrobili 🙂 #notsponsored

 

2. Spotkania z klientami

Spotkania z klientami to coś, co nie jest oczywiste pracując na etacie. W mojej pierwszej pracy nadzorowałam innych architektów i spotykałam się z wieloma klientami, na różnych fazach projektów, również robionych przez inne osoby. W drugiej pracy nie miałam absolutnie żadnego kontaktu z klientami. W trzeciej – nieznaczny, sporadyczny. Dlatego tworząc własną firmę odczułam sporą różnicę mogąc znowu bezpośrednio omawiać każdy krok, każdy szczegół projektu i mogąc zadawać tyle pytań ile potrzebuję – zamiast pracować na bazie jednej strony notatek ze spotkania szefa/szefowej z klientem 🙂

Side note: Prowadzisz własną pracownię i zastanawiasz się czy twoi pracownicy powinni mieć bezpośredni kontakt z klientem? Albo szukasz architekta wnętrz i zastanawiasz się nad wyborem dużej pracowni, w której być może nie będziesz mieć bezpośredniego dostępu do kontaktu z projektantem, tylko z właścicielem firmy? Tutaj wydaje mi się, że warto wspomnieć, że bezpośredni kontakt na linii architekt – klient bardzo dużo daje. Bardzo mocno zwiększa szanse, że projekt będzie strzałem w dziesiątkę. Zwiększa zadowolenie klienta, ułatwia pracę projektantowi. Oczywiście z perspektywy właściciela firmy nie jest to łatwa decyzja, bo nie każdy jest dobry w kontakcie z klientami. Nie każdy pracownik też chce mieć kontakt z klientami, szczególnie jeśli w danej firmie oznacza to siedzenie po godzinach lub pracę w soboty. Warto jednak przemyśleć sobie ten temat i podsumować wady i zalety 🙂

Jak jest u mnie? Ponieważ działam on-line w całym kraju, spotkań na żywo nie mam aż tak dużo. Jest ich maksymalnie kilka w miesiącu. Nawet moi krakowscy klienci w zdecydowanej większości wolą ustalać sporo poprzez maile, bo jest to szybsze i wygodniejsze. Jedyne, czego nie da się omówić przez skype’a lub przez maile to obejrzenie próbek wybranych materiałów 🙂 Dzięki powyższym, spotkania z klientami zajmują mi średnio zaledwie 3% całkowitego czasu pracy. Spotkania na skypie to kolejne szalone 0,25% czasu 🙂

 

 

3. Blog

Pisanie bloga to 3,5% całkowitego czasu mojej pracy, choć wydaje się znacznie więcej 🙂 Jest to zajęcie, które jest totalnie dobrowolne i większość architektów wnętrz nie decyduje się na pisania bloga ani żadnych innych artykułów. Dla mnie blog to przyjemne oderwanie, chociaż wbrew pozorom czasochłonne. Przygotowanie jednego wpisu to spokojnie 3-6 godzin pracy. Przy sporej ilości innych zadań czasem ciężko jest wcisnąć taki kilkugodzinny blok do planu tygodnia. Dlatego też wpisy pojawiają się nieregularnie, bo – niestety – są dość nisko na mojej liście pracowych priorytetów (wyżej są działania związane stricte z projektami i wszystkie inne zadania obowiązkowe, nie dobrowolne). Spuśćmy kurtynę milczenia na fakt, że ciągle obiecuję sobie, że będę więcej pisać i średnio coś z tego wynika 😉 

Jeśli zastanawiasz się nad założeniem własnego bloga, to osobiście polecam. Ja zawsze lubiłam pisać, chociaż jestem typowym ścisłowcem (jeśli już używamy takich podziałów :)) Zanim jednak go założysz, zastanów się, jakie będą na nim treści. Wydaje mi się, że istotna w blogu branżowym jest treść – konkretna i rzetelna. Może być oczywiście podana w bardzo luźny sposób. Jeśli chcesz tworzyć wpisy, które będą o wszystkim i o niczym i będą jednym wielkim laniem wody, zastanów się dwa razy. Content marketing słabo działa jeśli sam content nie przyciąga. Sam fakt tworzenia bloga nie przyniesie efektów, jeśli treści będą pozbawione… treści. Just saying 🙂

 

4. Media społecznościowe

I tutaj zdecydowanie mogę napisać o sporym zaskoczeniu. Nie sądziłam, że zajmowanie się firmowymi mediami społecznościowymi jest takie czasochłonne. A jest bardzo. Osobiście prowadzę przede wszystkim firmowe konta na facebook’u i instagramie. Często planuję kilka postów do przodu i dość mocno pilnuję regularności. Przykładowo na fanpage’u facebookowym posty pojawiają się dwa razy w tygodniu. W poniedziałki i czwartki lub we wtorki i piątki. Nawet wyjeżdżając na urlop wgrywam z wyprzedzeniem posty i ustawiam ich publikacje na późniejsze daty. Same tworzenie treści na facebooka i instagram to w sumie średnio 4,5% całkowitego czasu mojej pracy. Poza czasochłonnym dobieraniem w miarę (miejmy nadzieję) interesujących treści, dość sporym elementem jest ciąg dalszy – reagowanie na komentarze, odpowiedzi na pytania. Tych potrafi być naprawdę sporo, szczególnie po publikacji nowego projektu. 

Facebook’a używam także do udostępniania moich postów na różnych grupach tematycznych oraz docierania do potencjalnych klientów, którzy poszukują architekta wnętrz. 

Powiem wam, że prowadzenie mediów społecznościowych nie jest wcale łatwe. To znaczy technicznie jest. Ale w praktyce ciężko jest stwierdzić, jakie treści się spodobają, a jakie nie. Właściwie jest to zupełnie nieprzewidywalne. Często posty, po których się wiele spodziewam, radzą sobie słabo, a te które wydaje mi się, że nie zdobędą wielu lajków, radzą sobie świetnie. Ta nieprzewidywalność internetu zdecydowanie nie pomaga 🙂 Jak dla mnie też istotne jest, żeby nie przesadzić – osobiście jako odbiorca bardzo nie lubię, gdy jakaś firma atakuje mnie podobnymi do siebie treściami każdego dnia. Lub gdy ten sam post sponsorowany pokazuje mi się po 20 razy. Umiar przede wszystkim 🙂

 

5. Marketing

Marketing to moje kolejne ogromne zaskoczenie prowadzenia własnej firmy. Nie sądziłam, że będzie tak dużą i tak trudną częścią mojej codzienności. Co rozumiem przez marketing? Ustawianie reklam, postów sponsorowanych, praca nad stroną internetową, dopracowywanie oferty, puszczanie wizualizacji w większej rozdzielczości do celów marketingowych, śledzenie statystyk reklam i strony internetowej, szukanie nowych miejsc dla publikacji, udzielanie się na branżowych portalach, grupach, targach. Jest tego naprawdę sporo i według mnie to jest ta faktyczna zagwozdka dla przedsiębiorcy. Nie aż tak bardzo – jak rozliczyć podatek dochodowy? Zaliczka czy zadatek? Czy gdzie są moi potencjalni klienci? Dla mnie prawdziwym wyzwaniem jest prowadzenie działań marketingowych tak, żeby były odbierane pozytywnie, nie nachalnie, żeby reklamy były w miarę atrakcyjne i skuteczne. Żeby cała komunikacja marki włącznie z reklamami była spójna i sensowna. Niestety każdy głupi umie ustawić reklamę o treści: „Tylko u nas! 20% zniżki! Jesteśmy najlepsi na rynku! Chodźcie kupujcie u nas!”. Tylko że takie reklamy nie działają. Przynajmniej nie w tej branży. Wiem, bo próbowałam 😉

Marketing to kolejne około 3% całkowitego czasu mojej pracy. Wydaje się mało – ale dochodzi do tego jeszcze spora ilość rozkminiania w tak zwanym międzyczasie albo po pracy 😉

 

6. Organizacja pracy, planowanie

Żeby móc realizować wszystkie wymienione zadania bez zbędnego chaosu, warto sobie wszystko zorganizować, zaplanować, wypisać. Tym bardziej jest to istotne, bo zadań, również tych małych, jest dużo więcej niż przy pracy na etacie. Sama używam kalendarza, w którym rozpisuję każdy projekt z dokładnością co do 0,5 godziny. Każde z zadań wpisuję na konkretny miesiąc, dzięki czemu jestem w stanie realnie przewidzieć, kiedy mogę zacząć kolejny projekt. W tym momencie pracuję nad 6 projektami jednocześnie. Taki multitasking wymaga nie tylko dobrej organizacji, ale też świadomości tego, co ile mi realnie może zająć. Oczywiście ostatecznie wszystko zależy od klientów. Ale jeśli od początku założymy sobie nierealistyczną ilość czasu – katastrofa murowana. 

Rozpisywanie kalendarza, aktualizowanie go i analizowanie liczb z poprzedniego miesiąca zajmuje mi ok. 2% mojego całkowitego czasu pracy. Jak widzicie lubię liczby i statystyki 😉

W moim togglu istnieje też takie hasło jak „organizacja pracy”. Pod którym kryje się trochę wszystko i nic. Najczęściej ta organizacja to pierwsze pół godziny dnia pracy, kiedy przeglądam fejsbuka (głównie pod kątem fanpage’a), patrzę co się wydarzyło na firmowym instagramie, zerkam na maila, wyrzucam spam, zerkam na Google Analytics, na Google Ads jeśli akurat coś mam ustawione. Generalnie robię obchód po wszystkich tych stronach i wprowadzam się w pracowy nastrój 🙂 Czasem w ciągu dnia też wciąga mnie to robienie wszystkiego i niczego, szczególnie jeśli puszczam jakąś wizualizację w tle. Pod to hasło w togglu wciągam też odbieranie telefonów od marketerów i przedstawicieli handlowych. Ogólnie ta „organizacja pracy” zajmuje mi ok. 8,7% całego czasu pracy. Dużo, prawda?

 

7. Oferty, rozmowy z potencjalnymi klientami

Tworzenie ofert, wycen i odbieranie telefonów od potencjalnych klientów to dla mnie zdecydowanie nowe zadanie. Gdy pracowałam na etacie, ta część pracy mnie zawsze omijała i była wykonywana przez szefa/szefową/asystentkę. Teraz widzę, że jest to dość istotne. Samo stworzenie fajnego, zachęcającego i treściwego pliku pdf jako oferty zajmuje trochę czasu. Gdy zgłasza się do mnie nowy klient z prośbą o wycenę i dostarcza mi wszystkich potrzebnych do niej informacji – wpisuję kalkulację do stworzonego wcześniej pliku wzorcowego i wysyłam jako pdf. Samo wyliczanie i tworzenie pliku dla danego klienta zajmuje zwykle od 7 do 30 minut (dość czasochłonne potrafi być wczytanie się w to, jakie pomieszczenia mają wejść w skład projektu i podliczenie ich powierzchni, szczególnie przy naprawdę dużych domach). Również bardziej czasochłonne są oferty w języku angielskim. W sumie od 1 stycznia do teraz (25.06.2019) czyli przez około pół roku stworzyłam konkretne wyceny dla około 80 potencjalnych klientów. Czasem tych ofert robię 5 dziennie, a czasem przez cały tydzień jest cisza 🙂 W sumie ofertowanie (wycenianie) to około 2,2% całego mojego czasu pracy.

 

8. Pracownicy

W zależności od modelu firmy, własną działalność można prowadzić zupełnie samodzielnie lub zatrudniać pracowników. Na ten moment zatrudniam jedynie zdalnie rozliczając się z konkretnych zadań. Podzlecam jedynie część danych projektów, by większość robić wciąż samodzielnie i by wszystkie wizualizacje w dalszym ciągu pozostawały mojego autorstwa (kwestia spójności i tego, że po prostu lubię je robić :)) Faktem jest, że działanie z pracownikami, mimo oczywistego odciążenia, samo z siebie zajmuje trochę czasu. Samo wdrożenie i przygotowanie wszystkich informacji i plików to nie kwestia 15 minut 🙂 Późniejsze sprawdzanie, przesyłanie feedbacku też potrafi być dość czasochłonne. W sumie ten temat zajmuje mi aż 6,8% czasu. Założę się, że w przypadku większej ilości pracowników jest to znacznie więcej 🙂

 

9. Spam

Tak… Mając własną firmę trzeba się liczyć z tym, że na Twój – teraz już – publiczny numer telefonu będzie dzwonić dużo ludzi. Przedstawiciele handlowi, marketerzy. Twoja firmowa skrzynka mailowa też będzie zalana ofertami współpracy i spamem. Najgorsze jest to, że niejeden przedstawiciel nie da za wygraną słysząc, że nie masz czasu i prosisz o przesłanie oferty na maila. Lub że nie jesteś zainteresowany. W efekcie czasem zajmowanie się pracą w pracy, a nie wszystkim innym, to prawdziwa walka 😉 

Tutaj nie mam dla was statystyk, bo wpisuję do toggla takie rozmowy jako sławną „organizację pracy” 😉

 

10. Rozwój

Rozwój – czyli dla mnie przede wszystkim nauka tego, jak prowadzić biznes, jak działać marketingowo, jak poprawiać swoje umiejętności miękkie, jak nie oszaleć będąc przedsiębiorcą. Zaczęłam uczyć się powyższych niedługo po tym, jak postanowiłam, że założę własną firmę. Do zakładania działalności przygotowywałam się przez 9 miesięcy (Cześć, jestem Agnieszka i jestem control freakiem). Moja nauka oczywiście się wtedy nie skończyła, wręcz przeciwnie, korzystając z nowej wiedzy w praktyce lepiej widziałam, gdzie mam braki.

Skąd lubię czerpać:
– podcast Małej Wielkiej Firmy (niesamowite źródło wiedzy o wszystkim co z biznesem związane, wielka miłość)
– webinary, blog, podcast Pani Swojego Czasu (odkąd dowiedziałam się, że w zeszłym roku jej firma zarobiła 2 mln zł – chcę się od niej nauczyć WSZYSTKIEGO co się da)
– podcast Michała Szafrańskiego (znowu milioner (zazdro), uczy przede wszystkim o pieniądzach, ale nie tylko)
– blog Pawła Tkaczyka (początkowy współtwórca MWF, tworzy świetnego bloga o marketingu, nawet stare wpisy są aktualne)
– podcast Biznes od Początku (stosunkowo nowy, odcinków jest kilkadziesiąt, dużo fajnych gości)
– blog Prosty Plan (szczególnie wpis o tym, jak założyć własną pracownię czytałam chyba z 8 razy :))
– blog i podcast Prakreacja (po ludzku o prawie w branży kreatywnej)

Jeśli chodzi o rozwój – to jest to temat niepoliczalny. Często słucham podcastów w trakcie pracy, w tle. 

 

 

Podsumowanie

Jak widzicie, oprócz samej pracy nad projektami czy innych standardowych zadań związanych z pracą architekta wnętrz, własna pracownia przynosi sporo nowych wyzwań i obowiązków. Poniżej przygotowałam ogólne zestawienie tego, ile co ostatecznie średnio zajmuje mi czasu:

Dajcie znać, czy u was jest podobnie 🙂 A jeśli pracujecie na etacie i planujecie założyć własną firmę – czy przeraża was ta wizja, że zamiast 100% czasu nad projektami spędzicie nad nimi zaledwie 50% 😉

Dzięki, że przeczytaliście do końca! 😉

Powróć do listy wpisów